こんにちは。日本マイクロソフト Outlook サポート チームです。
メール作成時、Outlook 連絡先をメールの宛先に指定した場合に、プレゼンスが取得されず表示されない事象が発生することがあります。
発生条件
以下を実施した場合にこの事象は発生します。
手順 1. 以下のいずれかの方法で Outlook 連絡先を作成
・Outlook のグローバル アドレス一覧から連絡先に追加する。
・受信メールの差出人や宛先、CC を右クリックして連絡先に追加する。
手順 2. Outlook 2016 でメールの新規作成や転送などを行う際、宛先に上記の連絡先を指定
原因
この動作は Outlook 2016 の不具合によるものです。
過去に修正リクエストも行われていますが、影響範囲が広いことから修正が見送られています。
現象が発生する連絡先アイテムの確認方法
Outlook 上で以下のような操作で登録した連絡先アイテムについては、内部的に保持するアドレスの形式としては Exchange Server が独自に使用する EX アドレスと呼ばれる形式で保存されます。
・ Outlook のグローバル アドレス一覧から連絡先に追加する。
・ 受信メールの差出人や宛先、CC を右クリックして連絡先に追加する。
そして EX アドレスの形式で登録されたアイテムについては、プレゼンスが表示できない問題が発生する場合があります。
一方、ユーザーが連絡先アイテムを新規作成してアドレスを手打ちした場合、当該アイテムのアドレス情報は SMTP アドレスの形式で保存され、プレゼンスが表示可能となります。
既に登録済みの連絡先アイテムについては、Outlook の連絡先ビューでアドレスの種類を確認することができます。
- 手順
1. Outlook 2016 を起動します。
2. 連絡先メニューをクリックします。
3. [表示] タブをクリックしてリボンの [ビューの変更] をクリックして [一覧] を選択します。
4. リボンの [ビューの設定] を選択します。
5. ビューの詳細設定画面が開くので [列] をクリックします。
6. "対象となる列グループ" のプルダウンで [電子メール フィールド] を選択します。
7. "表示可能な列" から [電子メール アドレスの種類] を選択して [追加] をクリックします。
8. [OK] - [OK] とクリックします。
9. 連絡先の一覧ビューの右端に該当フィールドが追加されます。
[電子メール アドレスの種類] が "EX" の種類であるアイテムは、メール編集画面でプレゼンスが表示されない事象が高い頻度で発生するアイテムとなります。
回避策
[電子メール アドレスの種類] を "SMTP" に変更することがこの問題の回避策です。
"SMTP" に変更する方法としては 2 つがあります。
方法 1. 連絡先アイテムのメールアドレスを手入力する
GAL や受信メールから追加するのではなくメールアドレスを手入力して連絡先を作成することで、[電子メール アドレスの種類] が "SMTP" となり本事象は発生しません。
なお、連絡先アイテム作成時、メールアドレスで候補として自動的に表示されたアドレスを選択した場合には "EX" となりますのでご注意ください。
方法 2. エクスポートした連絡先アイテムを編集してインポートを行う
Outlook ではエクスポートのメニューから csv 形式での連絡先エクスポートが可能です。
このとき、前述の [電子メール アドレスの種類] の項目が "電子メールの種類" のフィールド名でエクスポートされます。
以下のような手順でエクスポートしたデータを変更してインポートすることで、事象が発生しないアイテムにすることが可能です。
- 連絡先のエクスポート手順
1. Outlook 2016 を起動します。
2. [ファイル] タブから [開く/エクスポート] メニューを選択して [インポート/エクスポート] のボタンをクリックします。
3. "ファイルにエクスポート" を選択して [次へ] をクリックします。
4. "テキスト ファイル (カンマ区切り)" を選択して [次へ] をクリックします。
5. "エクスポートするフォルダーの選択" で連絡先フォルダーを選択して [次へ] をクリックします。
6. 任意の場所とファイル名を指定して [次へ] - [完了] をクリックします。
- 連絡先の編集
エクスポートされた csv ファイルを Excel で開き、"電子メールの種類" フィールドが EX となっている場合、以下のように編集します。
・ "電子メール アドレス" に LegacyExchangeDN と呼ばれる文字列が格納されているので、対象のユーザーの SMTP アドレスに変更する
・ "電子メールの種類" を EX から SMTP に変更する。
編集が完了したら csv ファイルを保存して Excel を終了します。
ファイルを開いたままの場合はインポートが失敗しますのでご注意ください。
- 連絡先のインポート手順
1. Outlook 2016 の [ファイル] タブをクリックします。
2. [開く/エクスポート] メニューを選択して [インポート/エクスポート] のボタンをクリックします。
3. "他のプロプログラムまたはファイルからのインポート" を選択して [次へ] をクリックします。
4. "テキスト ファイル (カンマ区切り)" を選択して [次へ] をクリックします。
5. 編集済みの csv ファイルを選択します。
6. "重複した場合、インポートするアイテムと置き換える" を選択して [次へ] をクリックします。
7. "インポート先のフォルダー" で連絡先フォルダーを選択して [次へ] - [完了] をクリックします。
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