ツール: Microsoft Teams 認知度向上キャンペーン

(この記事は 2017 年 10 月 27 日に Matt Soseman's "The Productive Cloud" Blog に投稿された記事 Tools: Microsoft Teams Awareness Campaign の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

以前の記事 (英語) では、Microsoft Teams の導入時に活用できる www.successwithteams.com などの便利なリソースをご紹介しました。プランを立てることで導入を成功させ、口コミ効果で Teams の利用拡大につなげることができます。成功プランの一環として、展開を開始する前には認知度向上キャンペーンを (必要に応じて複数回) 実施する必要があります。これは、社内で Microsoft Teams が導入されることをユーザーに周知させ、詳しい情報や準備のための資料を提供することを目的としています。展開中や展開後にもキャンペーンを行うことで、利用の促進や拡大が見込めます。

今回は、このキャンペーンを強力にサポートする Microsoft Teams Customer Success Kit (英語) という重要なツールをご紹介します。このキットには、メール、ポスター、クイック リファレンス カード、テンプレートなどが含まれており、ロゴを自社のものに変更したり、内容をカスタマイズしたりして使用できるため、キャンペーン用の資料をゼロから作成する必要がなく、とても効率的です。対象となるのは、IT プロフェッショナル、管理者、トレーニング担当者、一般ユーザーです。このキットは、組織のニーズに応じて自由にアレンジすることができます。スムーズな展開に役立つツールについて理解を深めていただくために、その内容をご紹介します。

キットには以下のものが含まれています。

• 告知用テンプレート
• カウントダウン用テンプレート
• チラシ用テンプレート
• IT 管理者向け入門ガイド
• チーム リーダー向け入門ガイド
• ポスター用テンプレート
• ヒントとテクニック メール用テンプレート

それでは、各テンプレートの内容を見てみましょう。

Microsoft Teams カウントダウン用テンプレート

このテンプレートは、メール (推奨)、または休憩室や会議室のポスターに使用できます。近日社内に Microsoft Teams が導入されることを告知し、チームワークを実現するためのハブ、会議機能、Microsoft Teams の概要について紹介するものです。また、Microsoft Teams を詳しく紹介する 2 分間の YouTube 動画へのリンクが含まれています (アクセスを集めて口コミ効果を高めるために、http://short.url/WhatisTeam のように、リンクを短縮してドキュメントに掲載することをお勧めします)。

このテンプレートには、社内リソースの短縮リンクや、質問やフィードバックのためのメール エイリアス (Yammer グループならなお良い) を追加できます。

Microsoft Teams 告知用テンプレート

このテンプレートは、メール (推奨)、または休憩室や会議室のポスターに使用できます。近日社内に Microsoft Teams が導入されることを告知し、Microsoft Teams の概要、エンド ユーザーのメリット、Office 365 トレーニング センターのリソースなどへのクイック リンクをわかりやすく紹介するものです。このテンプレートには、社内リソースの短縮リンクや、質問やフィードバックのためのメール エイリアス (Yammer グループならなお良い) を追加できます。

Microsoft Teams チラシ用テンプレート

このテンプレートは、休憩室や会議室のポスター、食堂の卓上ポップなどに使用できます。事前告知に限らず、展開中や展開後も Microsoft Teams の認知度を高めるために活用でき、Microsoft Teams の概要、エンド ユーザーのメリット、Office 365 トレーニング センターのリソースなどのクイック リンク、他のユーザーと交流できるマイクロソフトのテクニカル コミュニティ、社内のイベントなどの情報が見やすくまとめられています。このテンプレートはカスタマイズ可能ですが、必要な情報が揃っているため、基本的にはカスタマイズ不要です。

Microsoft Teams ポスター用テンプレート

このテンプレートは、休憩室や会議室のポスター、食堂の卓上ポップなどに使用できます。事前告知に限らず、展開中や展開後も Microsoft Teams の認知度を高めるために活用でき、Microsoft Teams の概要説明と、テンプレートの下部にリソースへのリンクが掲載されています。

Microsoft Teams ヒントとテクニック メール用テンプレート 1

これは、Microsoft Teams の展開後にヒントやテクニックを紹介するメール (またはその他の告知手段) 用テンプレートです。チャネル、会話、会議などの具体的な機能説明のほか、テンプレート下部にリソースへのリンクが掲載されています。

Microsoft Teams ヒントとテクニック メール用テンプレート 2

こちらは、展開中や展開後に使用するメール用テンプレートで、ファイルの共同作業、タブの作成、GIF、アクティビティ ログなど、Microsoft Teams のさまざまな機能を紹介しています。中でも、タブは特に優れており、個人的には Teams の真の価値や可能性がよく表れている機能だと思います。このテンプレートもカスタマイズ可能です。

Microsoft Teams 入門ガイド (IT 管理者向け)

次に興味深いドキュメントをご紹介します。これは、IT 管理者が Microsoft Teams を理解し、社内で管理および展開する際に活用できる全 18 ページのクイック リファレンスです。内容は以下のとおりです。

1. Microsoft Teams を理解する
   1. 主なメリット
   2. 差別化要因
   3. 定義 (組織、チーム、チャネルなど)
   4. チームのメンバーシップ
   5. チームの役割
2. Microsoft Teams を展開する
   1. 有効化する方法
   2. テナント レベルの設定
      1. チームとチャネル
      2. 通話と会議
      3. メッセージング
      4. タブ
      5. ボット
      6. コネクタ
      7. クライアントの配布
      8. ライセンス
3. パイロット チームを開始する
   1. 計画
      1. パイロット チームを決定する
      2. チーム チャンピオンを決定する
      3. パイロットをセットアップして成功させる
   2. 開始
      1. チーム チャンピオンとのキックオフ ミーティングを開催する
      2. チーム チャンピオンを Microsoft Teams に招待する
      3. チーム チャンピオンによるパイロットのステージングと開始を支援する
   3. 育成
      1. 業務を Microsoft Teams に移行する
      2. Microsoft Teams を統合する
      3. Microsoft Teams を監視する
4. 組織全体への展開を開始する
   1. 認知度を高める
   2. トレーニングを実施する
   3. イノベーションを実現する

Microsoft Teams チーム リーダー向け入門ガイド

最後にとっておきのドキュメントをご紹介します。これは Microsoft Teams の活用に役立つ情報が満載のガイドです。このドキュメントは、中心となってチームの目的を定義するチーム リーダーを対象としています。内容は以下のとおりです。

1. Microsoft Teams を理解する
   1. 主なメリット
   2. 展開
   3. 構成 (組織、チーム、チャネル)
   4. チームのメンバーシップ
   5. チームの役割
   6. チームの設定
2. チームを作成する
   1. チームの目的を定義する
   2. チーム環境をステージングする
3. メンバーを招待する
   1. チーム ミーティングを開催する
      1. Microsoft Teams を選ぶ理由
      2. 概要とデモ
      3. 使用範囲
      4. ルール
      5. 規則
      6. セットアップ
      7. チームをフォローアップする
      8. トレーニングとヘルプを提供する
4. メンバーの参加を促す
   1. 業務を Microsoft Teams に移行する
   2. コネクタとタブを使用する
   3. フィードバックやアイデアを送信する
5. Microsoft Teams に IT 組織をセットアップする

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