(この記事は 2017 年 5 月 1 日に Office Blogs に投稿された記事 Automatically create process diagrams in Visio from Excel data の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
このたび、Visio の新機能である Data Visualizer の提供が開始されました。Data Visualizer を使用すると、Excel で作成したプロセス マップ データを、データにリンクされた Visio 図に自動的に変換します。今回の更新は、Visio Pro for Office 365 ユーザーの皆様に向けて提供されます。手動による手順を削減できるほか、ビジネス アナリストがさらに多くの方法で Visio のプロセス図を作成できるようになります。
Excel データからプロセス図を自動的に作成
すべての図を最初から Visio で作成するとは限りません。手描きのスケッチから始めたり、Excel で作成したりすることは今日のデータ駆動型時代ではよくあります。ビジネス アナリストは Data Visualizer を使用して、Excel の構造化テーブルにプロセス ステップと関連メタデータを作成し、その情報を Visio 図にすばやく変換して視覚的に提示できます。この場合、あらかじめ用意された Excel テンプレート、独自に設計した既存のスプレッドシートのどちらでも使用可能です。あらかじめ用意されたテンプレートには、基本テンプレートと部門連係フローチャート用テンプレートの 2 種類があり、サンプルのマッピング テーブルに図のメタデータを入力して使用します。このテーブルには、プロセス ステップ番号、説明、依存関係、所有者、部門、フェーズなどの列が事前に定義されています。特定のビジネス要件に対応するため、独自の列を追加してテーブルをカスタマイズすることもできます。
テーブルへの入力が完了したら、Visio のウィザードを使用して、Excel データを Visio のプロセス図に変換するために残りの手順を実行します。あらかじめ用意されたテンプレートをカスタマイズしたり、独自のテンプレートを作成したりした場合、このウィザードでは、レーンやコネクタなど、フローチャートの特定の要素をマッピングできます。作成された図は Excel テーブルにリンクされるため、作成元のプロセス データが変更された場合は、図も適宜更新されます。同様に、Excel データが変更された場合は、Visio の図形への変更が保持されます。
さらに、[Export as a Template Package (テンプレート パッケージとしてエクスポート)] 機能を使用すると、アナリストは Visio 図と作成元の Excel マッピング テーブルを単一のパッケージとして保存できます。これらのパッケージは、他のユーザーと共有して再利用できるため、同じ図を最初から作成し直す手間がかからず、社内全体でプロセスの一貫性も確保することができます。
テンプレートから図を作成する場合も、独自のスプレッドシートから図を作成する場合も、作成元の Excel データは関連する Visio Pro for Office 365 ファイルと共に移動されるため、チームは常に図の最新バージョンを利用できます。
ぜひ Visio Pro for Office 365 の無料試用版のご利用を開始いただき、Data Visualizer をお試しください。また、Excel データからプロセス図を初めて作成する場合は、サポート ページ (機械翻訳) で詳細な手順をご確認いただけます。
新機能に関するご提案は、UserVoice (英語) ページまでお寄せください。Visio に関する最新情報は、Facebook、YouTube、Twitter で公開しています。
—Visio チーム
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