こんにちは。日本マイクロソフト Outlook サポート チームです。
[終日] のオプションがチェック オンの予定として作成した場合と、チェック オフで作成した場合とで、[公開情報] の既定値の動作が異なるというお問合せや、予定表アイテムの [公開情報] の既定値を変更設定できるかというお問合せを多くいただくことがあります。
結論からお伝えすると、[公開情報] の既定値はアイテムの種類によって固定化されているため、変更する方法はありません。
今回はこれらに関連する動作ついてご説明します。
Outlook に予定を追加する際、[終日] のチェックのオン/オフで、Outlook はそれが “予定“ なのか “イベント” なのかを判断します。
また、“予定“ なのか “イベント“ なのかで、公開方法の既定値が異なります。
[終日] のチェックがオフの場合、タイトルバーには ”予定” と表示され、公開方法の既定値は [予定あり] となります
[終日] のチェックがオンの場合、タイトルバーには ”イベント” と表示され、公開方法の既定値が [空き時間] となります
なぜ “イベント“ が既定で [空き時間] となるかについては、以下のように定義されていることに起因します。
イベントの詳細
通常、イベントは 1 回だけ発生し、1 日または数日間続く場合がありますが、 誕生日や記念日などの例年のイベントは年に 1 回、特定の日に発生します。
イベントや例年のイベントは予定表で時間のブロックとしてではなく、 バナーとして表示されます。
他のユーザーが表示したときに、終日の予定は予定が入っている時間として表示されますが、 イベントや例年のイベントは空いている時間として表示されます。
(引用: 終日のイベントを作成する)
終日の予定を作成したい場合、[終日] のチェックをオンにしてしまいがちですが、[終日] のチェックをオンにしたとき、Outlook は ”イベント” と認識し、終日の “予定“ とは認識しません。
さらに、[終日] のチェックをオンにしたとき、公開方法をイベントの既定値である [空き時間] にセットします。
タイトルにあるように、終日の予定の公開方法が [空き時間] で作成されてしまうのは、[終日] のチェックをオンにしたことにより、”イベント” として予定を作成したためとなります。
もちろん、作成時に公開情報を変更することはできます。
予定を [空き時間] で作成したり、イベントを [予定あり] で作成したり、他の公開方法 [仮の予定] や [外出中] などでも作成できます。
終日の予定を作成しようとするとき、[終日] にチェックを入れると公開方法が [空き時間] になるため、毎回 [予定あり] で作成したいお客様より、公開方法の既定値を変更することができないか、とお問い合わせを頂くことがありますが、残念ながらこの初期値は固定されており、変更することはできません。
そのため、公開方法を [予定あり] にした場合には、手動で変更するか、[終日] のチェックをせず、(タイトルバーには ”予定” と表示されている状態で) 時間を 0:00 から翌日の 0:00 として指定します。
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