こんにちは。Outlook サポート チームです。
Outlook 2007 までは使用できていたパブリック フォルダーのショートカットやハイパーリンクが Outlook 2010 以降では使用できなくなってしまった、とお問合せをいただくことがあります。
Outlook 2010 以降では、ショートカットの機能は廃止されており、リンクも段階的に機能を廃止しているため、Outlook 2007 以前に使用していたこれらの機能を Outlook 2010 以降ではそのまま使用することはできません。
今回はこれらの機能についてと廃止された背景についてご紹介いたします。
パブリック フォルダーへのショートカット について (.xnk)
パブリック フォルダーへのショートカットの実態は xnk ファイルとなりますが、この xnk ファイルは危険がある可能性があるファイルとして、利用を意図的にブロックしております。
Outlook 2007 までは、xnk 拡張子ファイルを Outlook へ関連付ける設定が可能でしたが、Outlook 2010 以降ではこの関連付けの設定も行うことができないよう、製品仕様が変更になりました。
具体的には、Outlook.exe の起動スイッチのうち、/x という xnk ファイルを開くためのスイッチが削除されているため、使用できません。
そのため、Outlook 2010 以降では、パブリックフォルダへのショートカットをご利用になれるような設定はございません。
パブリック フォルダーへのハイパーリンク (outlook:\ プロトコル)
Outlook 2007 以前と Outlook 2010 以降ではパブリック フォルダーへのリンクの形式が以下のように異なっています。
Outlook 2007 以前のリンク:
outlook:\パブリック フォルダすべてのパブリック フォルダTest
Outlook 2010 以降でのリンク:
outlook:\パブリック フォルダー – <ユーザーの SMTP アドレス>すべてのパブリック フォルダーTest
このように、Outlook 2010 以降でのリンクはユーザーのアドレスが含まれるため、ユーザー固有のリンクとなります。
Outlook 2010 から 1 つの Outlook プロファイルに Exchange のアカウントを複数含めることができる動作となったことにより、複数のアカウントのうちどのアカウントで接続しているのか判別をするために、ハイパーリンクにユーザーの SMTP アドレスが含まれるよう動作変更となりました。
そのため、Outlook 2010 以降、ハイパーリンクからパブリック フォルダーを参照する場合、ユーザーの SMTP アドレスが含まれていないと動作しません。
Outlook 2007 以前の形式のハイパーリンクには SMTP アドレスが含まれていない形式となりますので、Outlook 2010以降でアクセスができません。
さらに、このハイパーリンクに使用するoutlook:\ (outlook プロトコル) についても、悪意のある利用によりセキュリティ上の問題が発生する可能性があることから、Outlook 2010 では outlook:\ リンクが無効化されており、Outlook 2013 以降はリンクの機能が削除されています。
Outlook 2010 であれば、以下の手順で特定のユーザーにパブリック フォルダーのリンク送付し、参照をすることができます。
手順 （Outlook 2010 のみ）
1. パブリック フォルダーのフォルダーを右クリックし [プロパティ] を選択します。
2. [全般] タブの “場所” からフォルダーのパスを確認し、コピーします。
例 : \パブリック フォルダー – <ユーザーの SMTP アドレス>すべてのパブリック フォルダー
3. メモ帳などにリンクを貼りつけ、コピーしたフォルダーのパスの末尾にフォルダー名を追加します。
例 : \パブリック フォルダー – <ユーザーの SMTP アドレス>すべてのパブリック フォルダーTest
4. さらに、リンク中の SMTP アドレスを参照させたいユーザーのアドレスへ変更します。
例 : \パブリック フォルダー – <参照させたいユーザーの SMTP アドレス>すべてのパブリック フォルダーTest
5. Outlook の新規メール作成画面で [挿入] タブをクリックし、[ハイパーリンク] をクリックします。
6. “アドレス” のボックスに “outlook:” と入力し、続けて 4. のリンクを入力します。
例 : outlook:\パブリック フォルダー – <参照させたいユーザーの SMTP アドレス>すべてのパブリック フォルダーTest
7. [OK] をクリックし、リンクを参照させたいユーザーへメールを送信します。
8. メールを受信したユーザーがリンクをクリックすると、パブリック フォルダーの指定されたフォルダーが開きます。
Outlook 2010 では以上の手順でリンクを有効にすることができますが、Outlook 2013 以降では上述の通り outlook:\ リンクの機能が削除されているため、使用できません。
パブリック フォルダーのショットカットやハイパーリンクをメールに添付して送信することで、そのショートカットやリンクから投稿される情報を複数のユーザーと共有したり、予定表、連絡先リスト、仕事リストなどのアイテム共有やファイルも共有できるため、ご利用されていた方も多いと思います。
複数のユーザーとファイルなどを共有したい場合、弊社といたしましては SharePoint サーバーや OneDrive for Business をご利用いただくことを推奨しています。
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