クラウドベースのメール ソリューションで時間を節約する 5 つの方法

(この記事は 2016 年 12 月 20 日に Office Blogs に投稿された記事 5 ways a cloud-based email solution saves you time の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

ビジネスのコミュニケーション手段として最もよく使われているのはメールです。これは今後も変わらないでしょう。主要なコミュニケーション手段であるメールをうまく利用して、ビジネスの成功につなげていく必要があります。そこで今回は、IT 部門とユーザー向けに、クラウドベースのメールを活用して時間を節約できる方法をご紹介します。

その 1. ハードウェアの数、ソリューションのメンテナンス頻度を抑える

メールをクラウドに移行すると、オンサイト サーバーを管理する手間が省けます。さらに、クラウドではソフトウェアが自動的に更新されるため、メンテナンスによるダウンタイムが大幅に削減される、またはダウンタイムそのものがなくなります。オンプレミスでハードウェアを維持する必要がないので、IT チームはより多くの時間を他のプロジェクトに充てられるようになります。

その 2. ダウンタイムのコストを削減

メール システムがダウンすると、あらゆる面でコストがかかります。オンサイトのメール ソリューションは、更新、拡張、その他の作業によりダウンタイムの発生する可能性が高くなります。Ponemon Institute の調査によると、予期しないダウンタイムによるコストは 2016 年だけで 25 億ドルにも達しており、2010 年と比較して 2 倍以上になっています。Ponemon Institute によれば、ダウンタイム発生時の最大のコスト要因は、業務の中断、収益の低下、従業員の生産性の低下です。

メールの価値を高める

クラウドベースのメールを採用している企業は、自動化および標準化システムによって大きな利益を上げています。また、IT 部門ではダウンタイム発生の抑制と最新のセキュリティ機能の導入に力を入れています。なぜメールをクラウドに移行する必要があるのか、こちらの電子ブックでご確認ください。

電子ブックを入手 (英語)

処理速度の遅いサーバーや複雑な統合プロセスは悩みの種です。統合メール ソリューションなら、社員の時間と労力を費やす必要はありません。クラウドベースのメールは、アプリケーションの配信がスピーディで、ビジネス プロセスの効率化に大きなメリットがあります。

その 4. 拡張と更新が容易

拡張と更新が容易なクラウド メール ソリューションなら、IT チームが抱える多くの問題を解消できます。クラウドベースのメールに移行すれば、標準化と自動化機能のメリットを活用できます。

その 5. セキュリティ、コンプライアンスの強化

多くの業界や企業にとって、信頼性を確保し厳しい規制要件を満たすために欠かせないのが、セキュリティとコンプライアンスです。しかし、高いセキュリティ基準を維持し、コンプライアンス要件に準拠するには多大な時間がかかるため、自社で管理するのは生産的ではありません。効果の高いクラウドベースの安全なメール ソリューションを導入すれば、グローバルな要件や地域固有の要件だけでなく、医療保険の相互運用性と責任に関する法律 (HIPAA)、連邦情報セキュリティ マネジメント法 (FISMA)、家庭教育の権利とプライバシーに関する法律 (FERPA)、金融機関の規制などの業界に特化した要件への準拠も簡単になります。変化するプライバシーに関するコンプライアンス標準と共に、アプリケーションは常に最新の状態に保たれます。

これらすべてが生産性の向上につながり、企業の時間とコストを削減する大きなメリットとなります。

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