Kundenbericht: CRM profitiert bei KROHNE von ERP-Integration

“Mit Dynamics CRM profitieren wir von einem höheren Automatisierungsgrad, arbeiten effizienter und sind kommunikativer – weil wir alle Informationen griffbereit haben.”
Eric Martin, IT-Manager International und Member of the Executive Board bei der KROHNE-Gruppe.

 

     

Unternehmen

Die Wurzeln der KROHNE-Gruppe reichen bis ins Jahr 1921 zurück. Mit dem Neustart in der Nachkriegszeit begann der Aufstieg zu einem der Weltmarktführer für Prozess-Messinstrumente. Sie werden unter anderem in der Energiewirtschaft, der Öl- und Gasindustrie, in Chemieanlagen und der Wasserwirtschaft ein-gesetzt. „Das Geschäft ist stark projektgetrieben. Unsere Marktposition haben wir vor allem der Präzision unserer Instrumente zu verdanken“, erklärt Eric Martin, IT-Manager International und Member of the Executive Board bei der KROHNE-Gruppe. In den letzten Jahren, so Martin, haben sich die Märkte deutlich verschoben. Während die Geschäfte in Europa moderat wachsen, rückt besonders Asien zu-nehmend in den Fokus.

Ausgangssituation

Die KROHNE-Gruppe reagiert darauf mit einer stärkeren Internationalisierung, die letztlich auch vor der IT nicht haltmacht: Während man mit Blick auf die Konzernsoftware bereits international einheitlich arbeitet, wurde das Thema „CRM“ in den verschiedenen Regionen unter-schiedlich gehandhabt. Die vorhandene Lösung war mittlerweile in die Jahre gekommen und nicht mehr in letzter Konsequenz effizient. „Im ERP-Umfeld haben wir mit harmonisierten Strukturen – also zum Beispiel gleichen Stammdaten, gleichen Stücklisten – Transparenz und eine effektive Projektsteuerung erreicht. Genau das wollten wir auch im Vertrieb schaffen“, unterstreicht Eric Martin.
Im Sommer 2010 legte das Unternehmen ein CRM-Projekt auf und sondierte den Softwaremarkt. Wegen der internationalen Dimension kamen dabei nur weltweit agierende Anbieter infrage. „Neben der Mehrsprachigkeit war für uns vor allem die Flexibilität aus-schlaggebend“, blickt IT-Manager Martin zu-rück. Nach einer Vorauswahl unter technischen Gesichtspunkten entschied im Herbst 2010 ein Team aus internationalen Vertriebsmitarbeitern über das künftige CRM-System: Microsoft Dynamics CRM 2011 setzte sich dabei gegen Lösungen von Salesforce und Oracle durch. „Bei Dynamics CRM ließen sich Prozesse, Funktionen und Verhaltens-weisen detailliert anpassen. Zudem konnten wir eine tiefe Integration mit der ERP-Software realisieren“, betont Eric Martin. Der Zuschlag für die Implementierung ging an den Microsoft-Partner proMX GmbH. „proMX hinterließ in den Präsentationen einen kompetenten Eindruck, verstand unsere Arbeitsweise und konnte schnell erste Lösungsansätze zeigen“, ergänzt er.

Lösung

Der Startschuss für die Implementierung fiel im Mai 2011. In mehreren internationalen Workshops nutzten Vertriebsmitarbeiter die Chance, ihre Erfahrungen in die CRM-Software einzubringen. Herausgekommen sind effiziente Abläufe, die Informationen innerhalb des Konzerns optimal verteilen. Parallel wurden Barrieren zwischen Innen- und Außendienst beseitigt. „Entdeckt ein Mitarbeiter bei einem Kundenbesuch, dass eine neue Raffinerie gebaut wird, gibt er einen Hinweis in Dynamics CRM ein. Automatische Workflows sorgen dafür, dass die Information an die richtige Stelle weitergeleitet wird“, erklärt IT-Manager Martin.
Das Herzstück des Projekts ist die enge, bi-direktionale Schnittstelle zwischen Dynamics CRM und der Unternehmenssoftware. Die Vorgänge aus dem ERP-System haben damit direkten Einfluss auf die Verkaufsplanung in Dynamics CRM. „Wird ein Angebot in der ERP-Software erstellt, wandert die Position im Vertriebstrichter automatisch nach unten“, erklärt Eric Martin. Ebenso automatisch werden Dokumente den jeweiligen Kundenakten in Dynamics CRM als PDF-Datei zugeordnet. International einheitliche Kundenstrukturen in beiden Systemen vermeiden Zuordnungsprobleme.

Fazit

Im Mai 2012 ist Dynamics CRM zeitgleich in 15 Ländern in Europa und Amerika gestartet. Zuvor wurden mehr als 3,5 Millionen Datensätze konvertiert und in Dynamics CRM übernommen. Die KROHNE-Gruppe setzt derzeit rund 400 Lizenzen ein. Nach dem Rollout in Asien kommen weitere 300 Lizenzen hinzu. Um die Datenkonsistenz zu sichern, laufen alle Dynamics CRM-Server zentral im Duisburger Rechenzentrum.
Eric Martin schätzt vor allem die Transparenz und den Informationsgewinn, den KROHNE mit der neuen CRM-Software er-reicht: „Mit Dynamics CRM ist es uns gelungen, unsere Vertriebsprozesse zu perfektionieren. Wir profitieren von einem höheren Automatisierungsgrad, arbeiten effizienter und sind kommunikativer – weil wir alle Informationen griffbereit haben.“ Sind mehrere Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt, werden sie automatisch auf dem Laufenden gehalten, ohne dass hierfür E-Mails oder gar Telefonanrufe erforderlich sind. Gleich-zeitig verschafft das lückenlos umgesetzte Lead-Management den Verantwortlichen einen detaillierten Einblick in den Erfolg einzelner Key Accounts, Verkaufsgebiete oder Vertriebsteams. Durch das enge Zusammenspiel mit Microsoft Outlook 2010 ist es für die Mitarbeiter zudem einfacher, Aktivitäten zu verfolgen und Termine zu planen. Dementsprechend positiv fiel die Resonanz aus. „Dass wir den gesamten internationalen Vertrieb eingebunden haben, hat sich am Ende ausgezahlt. Dadurch findet sich jeder in der CRM-Software wieder“, betont Eric Martin. Auch mit der Performance des Softwarepartners proMX ist er mehr als zu-frieden: „Wegen der komplexen ERP-Schnittstelle und dem ambitionierten Zeit-plan, war die Belastung teilweise sehr hoch. Ohne die Unterstützung von proMX hätten wir das nicht so einfach umsetzen können. Sie haben einen richtig guten Job gemacht.“ Nach der Umstellung in Asien ist für 2013 der Einsatz mobiler Lösungen geplant.

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